Déménager son local professionnel : nos conseils

Déménager son local professionnel : nos conseils

13 février 2023 0 Par Rakia

Le déménagement dans de nouveaux bureaux est un événement excitant pour toute entreprise, et il n’est pas nécessaire que cela soit une source de stress pour ceux qui le coordonnent. 

Voici sept conseils essentiels pour aider à augmenter les chances d’un déménagement rapide et efficace :

1. Planifiez le déménagement de votre bureau à l’avance

Les transferts d’entreprise exigent une planification minutieuse et une préparation approfondie pour assurer une transition en douceur. Lorsque vous planifiez votre déménagement, décidez de la date à laquelle vous souhaitez déménager, établissez un calendrier pour le processus de déménagement et allouez un budget spécifique pour couvrir les coûts des déménageurs et des autres dépenses connexes. Cette planification préalable aidera à éviter les décisions impulsives et à garantir un déménagement bureaux Paris fluide.

2. Communiquez avec vos employés

La communication avec vos employés est l’un des conseils les plus importants à prendre en compte. Assurez-vous de les tenir informés des plans de déménagement et des horaires prévus. Informez-les des changements importants ainsi que des procédures à suivre dans les nouveaux locaux, notamment :

  • Assurez-vous de mettre à jour votre adresse ainsi que vos numéros de téléphone et de télécopieur pour informer vos fournisseurs et vos clients de votre nouvelle entreprise et faciliter la reprise de vos activités normales ;
  • les nouvelles règles du bâtiment ;
  • l’organisation du processus d’emballage dans le nouvel emplacement, entre autres.

Vous pouvez encourager vos employés à créer une liste de contrôle mobile pour s’assurer que tous les domaines essentiels sont couverts et que rien ne manque. Bien que le changement puisse être perturbant pour les employés, communiquer avec eux peut les rassurer et leur remonter le moral.

3. Désignez un chef de projet

Chaque déménagement nécessite un effort d’équipe pour augmenter les chances de réussite. Il est également important de nommer un chef de projet pour faciliter tous les aspects du processus de déménagement.

Le chef de projet doit être capable de gérer plusieurs tâches simultanément, posséder des compétences organisationnelles exceptionnelles, être doté de compétences de communication efficaces et avoir de l’expérience dans la gestion de budgets. Un ensemble d’outils de gestion de bureau approprié peut également aider à rendre le déménagement plus fluide.

4. Protégez vos données

Lors du processus de déménagement, il est important de prendre des mesures pour protéger vos données et votre matériel contre les risques potentiels. Vous pourriez perdre des documents importants si des serveurs ou des disques durs étaient endommagés. Par conséquent, il est crucial de sauvegarder vos données et de les protéger contre la perte et la violation lors du déplacement.

Pour assurer la protection des données de vos visiteurs et de votre personnel, une option à considérer est l’utilisation d’un système de gestion numérique des visiteurs. La meilleure partie est que vous pouvez le déplacer facilement, car il est basé sur le cloud. De cette manière, vous démontrez votre conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD) en évitant la perte de données relatives aux personnes qui ont visité votre entreprise dans le passé.

5. Nettoyez en profondeur votre bureau

Ne transportez pas d’objets inutiles lors de votre déménagement. Enlevez les vieux dossiers, déchiquettez les papiers inutiles, jetez les vieux meubles et vendez ou donnez l’équipement qui ne sera plus nécessaire. Toutefois, assurez-vous de consulter vos experts-comptables avant de donner des articles, car ceux-ci peuvent être utilisés pour les déductions fiscales.

En nettoyant votre bureau en profondeur avant de déménager, vous pouvez économiser du temps et de l’espace et réduire les coûts de déménagement. Vous pouvez également prendre cette occasion pour nettoyer les tapis, les rideaux, les murs et les fenêtres pour une apparence plus fraîche et plus professionnelle dans votre nouveau bureau.

6. Engagez une entreprise de déménagement professionnelle

Engager une entreprise de déménagement professionnelle est essentiel pour faciliter le déménagement de votre bureau. Les entreprises de déménagement possèdent l’expérience, les compétences et les ressources requises pour faciliter le processus de déménagement et le rendre sans encombre. Elles fournissent des services d’emballage et de déballage pour assurer le transfert sécurisé de vos biens commerciaux. De plus, une entreprise de déménagement peut identifier vos besoins commerciaux et aider à rédiger un plan de déménagement approprié.

Il est important de choisir une entreprise bien établie, certifiée et assurée. Vous pouvez vérifier les commentaires des clients précédents et les évaluations en ligne pour vous assurer que vous engagez la bonne entreprise de déménagement pour votre entreprise.

7. Mettez à jour votre adresse partout

Informez vos fournisseurs et vos clients de votre nouvelle adresse lorsque vous déménagez, ainsi que de la reprise des activités normales. Assurez-vous de mettre à jour vos cartes professionnelles, votre site Web, votre en-tête et vos pages de médias sociaux. De plus, contactez Google pour mettre à jour votre adresse et la liste en ligne un mois avant votre déménagement.

Conclusion 

Déménager ne doit pas être aussi stressant que cela peut sembler. Si vous suivez ces conseils pour déménager vos bureaux – de la planification du processus à la communication avec les clients, les fournisseurs et les employés, en passant par la protection de vos données – vous pourrez effectuer une transition en douceur vers votre nouveau lieu de travail.